Ikdienā, sazinoties ar ģimenēm un izmantojot PLECA datu bāzi, mums nepieciešama ērti lietojama programmatūra – šim nolūkam izmantojam SCORO. Tā kā šis rīks mums šķiet īpaši parocīgs, ar prieku pārpublicējam interviju, kurā SCORO komanda uzdod jautājumus PLECA projektu vadītājai Zanei Karelei. Intervijas oriģinālā versija angļu valodā izlasāma šeit.
SCORO misija: palīdzēt uzņēmumiem visā pasaulē pārveidot ikdienas darbu tā, lai taupītu laiku, enerģiju un naudu. Gadu gaitā bijusi iespēja sadarboties ar lielu skaitu brīnišķīgu organizāciju, bet mūs – nevalstisko organizāciju “Fonds PLECS” – darbības specifikas dēļ sauc par “ļoti īpašu klientu”.
SCORO jautā, mēs atbildam!
Lai labāk saprastu, kā SCORO palīdz realizēt mērķus, uzrunājām “Fonda PLECS” projektu vadītāju Zani Kareli, kas organizācijā darbojas kopš tās pirmssākumiem. Savu darbu viņa uzsāka, piedaloties ziedojumu vākšanā atbalsta programmas izveidē, un šobrīd ir atbildīga par satikšanās pasākumu organizēšanu uzņemošajām ģimenēm un bērniem, kuros tiem dota iespēja iepazīties neformālā atmosfērā, kā arī pārvalda atbalsta programmu ģimenēm, kas uzņēmušas bērnus no aprūpes namiem.
– Pastāsti vairāk par organizāciju “Fonds PLECS”!
– “Plecs” savu darbību uzsāka 2017. gada beigās – saistībā ar lielo bērnu skaitu, kas atradās bērnu aprūpes namos. Tobrīd ne valsts, ne institūcijas nebija izveidojušas vienotu informācijas aprites sistēmu, un tas mūs pamudināja radīt savu iekšējo datu bāzi, kurā apkopot datus par bērniem, kas atrodas ārpusģimenes aprūpē, un uzņemošajām ģimenēm.
Trīs gadu laikā, kopš darbojamies, esam pārliecinājušies, ka mūsu iekšējā sistēmā apkopota noderīga un plaša informācija par ģimenēm, kuras tajā brīdī gatavas uzņemt bērnus, tādējādi bērna nonākšanu ģimenē vēršot daudz efektīvāku. Kad 2017. gadā sākām darbu, Latvijā ārpusģimenes aprūpē atradās aptuveni 1200 bērnu. Trīs gadu laikā, savstarpēji sadarbojoties organizāciju un valsts līmenī, ģimenēs nonācis vairāk nekā 600 bērnu. Ar tiešu SCORO starpniecību esam atraduši mājas vairāk nekā 115 bērniem.
– Kāpēc izvēlējāties SCORO kā risinājumu jūsu organizācijas vajadzībām?
– SCORO izmantojam no paša darbības sākuma. SCORO uzrunājām pēc tam, kad bijām apkopojuši organizācijas vajadzības un sastādījuši sarakstu ar darbībām, kas nepieciešamas, lai realizētu mūsu mērķi. SCORO, mūsuprāt, ir labākā klientu attiecību vadības sistēma, kāda vien pieejama, un tā mums palīdzējusi izveidot mūsu vajadzībām pielāgotu iekšējo sistēmu.
– Kā tieši esat pielāgojuši SCORO savas organizācijas vajadzībām?
– Lielākoties izmantojam SCORO piedāvāto opciju katram klientam izveidot individuālu profilu, kā arī projektu un laika plānošanas moduļus. Kā nozīmīgākās sistēmas sadaļas varu minēt projektus, klientu profilus, kalendāru un uzdevumu funkcijas. Piemēram, katru reizi, kad saņemam informāciju par bērnu, kam nepieciešama ģimene, sistēmā veidojam projektu. Tādējādi iegūstam precīzu pārskatu par bērniem, kuriem jāmeklē jaunas mājas, un attiecīgi koordinējam savu darbu. Brīdī, kad bērns nonāk jaunā ģimenē, projekts tiek slēgts.
Mēs izmantojam klientu profilus, iekļaujot, piemēram, informāciju par laiku, kad pēdējoreiz ar ģimeni komunicēts, iepriekšēju pieredzi, rūpējoties par bērniem, un datus par bērniem, kurus ģimene vēlētos uzņemt.
Uzdevumu un projektu sadaļas mums palīdz pārvaldīt saziņas vēsturi ar katru no ģimenēm, savukārt ar kalendāra palīdzību organizējam satikšanās pasākumus. Izmantojot iespēju, gribu piebilst, manuprāt, būtisku faktu, kas tos raksturo, – pirms PLECA rīkotajiem pasākumiem ģimenēm pirms bērna satikšanas dzīvē bija jāiepazīstas ar viņa medicīniskajiem izrakstiem, savukārt tagad process ir kļuvis cilvēciskāks – primārā ir satikšanās.
– Kā SCORO palīdzējis jums meklēt bērniem ģimenes?
– Ar SCORO palīdzību varam izveidot un pārvaldīt katras uzņemošās ģimenes profilu, uzglabājot tajā tādus nozīmīgus datus kā:
• Aktuālais ģimenes statuss – vai ģimene ir tikai izteikusi vēlmi uzņemt bērnu, vai arī bāriņtiesa tai jau piešķīrusi statusu;
• Ģimenes iepriekšējā pieredze – vai ģimene iepriekš uzņēmusi un vai atdevusi bērnu atpakaļ iestādei;
• Ģimenes atrašanās vieta;
• Aktualitātes – kāda ir saziņas vēsture ar konkrēto ģimeni.
SCORO nodrošina iespēju atrast bērnam pēc iespējas piemērotāku ģimeni ātri un ērti. Arī precīzu skaitu bērnu, kuriem šobrīd jāmeklē ģimenes, varam viegli pārskatīt. Apkopojot visus datus vienā sistēmā, varam strādāt efektīvāk un ietaupīt vismaz 8 stundas (vienu darbadienu) nedēļā.
– Vai jums ir kāds padoms citiem šajā nozarē?
– Ieguvumi, izmantojot SCORO, būtu jebkurai organizācijai. Domāju, ka arī valdībai vajadzētu apsvērt tamlīdzīgu risinājumu, jo šobrīd informācija ir sadrumstalota un līdz ar to – traucēta komunikācija iestāžu un organizāciju starpā.
Teksts: Liis Milk, SCORO